L’evento aziendale: perché è importante e come si organizza.

In un’epoca in cui tutto sembra concentrarsi sul marketing on line, è molto comune assistere al fenomeno che vede sempre più aziende tagliare la voce eventi dal budget, nel tentativo di risparmiare denaro. Purtroppo è un errore, perché avere un sito ben progettato, una buona comunicazione ed una strategia di marketing on line spesso non è sufficiente. Andare oltre il virtuale, introducendo la risorsa “evento” come occasione di incontro infatti, per moltissime realtà (non per tutte) è un investimento molto vantaggioso in termini di scambio, condivisione e confronto, oltre ad essere un modo per farsi conoscere personalmente ed entrare in contatto con la realtà territoriale su cui si opera.

Le tipologie di eventi sono davvero tantissime: fiere, convegni, meeting, presentazione libri, lanci prodotto, aperitivi con una selezionata rosa di ospiti, vernissage, cene aziendali, occasioni di team building, inaugurazioni, dipende dall’obiettivo che l’azienda vuole prefiggersi,  e possono essere molto utili per presentare un prodotto/servizio, aprire le porte di un’azienda per farsi conoscere, offrire una formazione specifica agli addetti ad un determinato lavoro, fare networking, raccogliere fondi e tanto altro.

A cosa servono gli eventi aziendali esattamente? A creare legami, ad evidenziare i valori e la cultura dell'azienda, ad aumentare la consapevolezza del marchio e migliorare l’immagine aziendale ed il suo riconoscimento sociale. Nel caso di un’azienda appena nata e quindi sconosciuta, l’evento aziendale sarà un modo per comunicare ai potenziali clienti i motivi della propria esistenza e la sua utilità per il pubblico a cui si rivolge. Parlando invece di una realtà già avviata e ben posizionata nel mercato, l’obiettivo sarà quello di rafforzare la presenza nel settore, consolidare il prestigio ed avere un ritorno di immagine orientato perché no, ad incrementare i volumi di vendita.

I benefici dal punto di vista pratico sono sicuramente innumerevoli, ma lo sforzo maggiore è proprio quello di saper organizzare e promuovere l’evento aziendale al meglio. Un evento ben progettato infatti, deve funzionare perfettamente ed essere un’esperienza per i partecipanti, volta a creare un legame emotivo di appartenenza e riconoscimento.

Come organizzare un evento aziendale?

L’organizzazione di un evento aziendale è complessa e non si può in alcun modo improvvisare perché necessita di strategia, pianificazione e di tempo. Quest’ultimo non è da sottovalutare, anzi è un elemento chiave per riuscire a portare a termine i seguenti step:

 

1.Definizione degli obiettivi

La definizione degli obiettivi è un presupposto preliminare necessario. Cosa si vuole ottenere dall’evento? La giusta risposta a questa domanda condizionerà tutte le scelte successive. Generalmente si prevede un briefing che dovrà essere il più chiaro e approfondito possibile: da lì nasce di fatto l'evento e si ricevono i giusti input e le linee guida dalle figure aziendali di riferimento per sapere esattamente cosa si aspettano dall'evento.

2. Definizione del budget

Sapere qual è il budget di riferimento è un fattore molto importante e deve essere definito prima di procedere con la pianificazione, mai in corso d’opera. Quali sono le risorse? Ci si può avvalere di fondi pubblici o contare sugli sponsor? Queste considerazioni determineranno tutto l’aspetto economico dell’evento e sarà il punto di partenza per capire cosa sarà possibile fare.

3. Ripartizione del budget

Il budget deve essere immaginato come una bella torta da suddividere in spicchi, ognuno di essi rappresenterà una determinata categoria di spesa: affitto location, banqueting, tecnologie, allestimenti, decorazioni, attività, staff, comunicazione e promozione dell’evento, gadgets, materiali vari, supporto all’organizzazione etc.

Una volta specificate tutte le categorie si assegna ad ognuna una percentuale relativa alla quantità di denaro da investire per ciascuna di esse, ma ci sono delle regole per la ripartizione del budget!

4. Definizione del target

Per chi è pensato l’evento? A chi si rivolge? Cosa si aspetta il pubblico?

Per organizzare un evento di successo è importante considerare le aspettative, i desideri e i bisogni del target di riferimento. Per meglio intenderci, il pubblico di un lancio prodotto e quello di un meeting aziendale sono ben diversi e dunque si aspettano cose diverse, per questo motivo è importante tenere in considerazione questo aspetto. Un evento aziendale che si rispetti deve essere il più interessante possibile per i suoi contenuti ma anche, in grado di suscitare emozioni ed essere ricordato nel tempo. Ecco perché pensare a come intrattenere, stupire, emozionare i partecipanti coerentemente agli obiettivi che l’evento si prefigge non è cosa da poco. Le offerte di intrattenimento sono moltissime e spaziano in vari ambiti, bisogna solo saper scegliere con lungimiranza.

5. Scelta della location

Scegliere con cura il giusto contesto è fondamentale per valorizzare l’evento e l’immagine aziendale. In alcuni casi può essere la stessa sede aziendale la giusta cornice, in altri è necessario scegliere un luogo fisico diverso, una villa, un resort, un salone storico, dipende appunto dal tipo di evento.  In ogni caso è obbligatorio prevedere un sopralluogo tecnico presso le locations papabili per valutare con la massima attenzione spazi e atmosfere, dimensioni ed eventuali problematiche che potrebbero insorgere.

6. Scelta staff e fornitori

Rappresentano il motore di un evento ben riuscito quindi è importante saperli selezionare bene. Un’ azienda per quanto possa essere strutturata, non disporrà mai di risorse umane all’altezza di organizzare e gestire un evento, ecco perché è ormai consuetudine affidarsi a professionisti esterni, a cui delegare tutto il processo di pianificazione, per non rischiare di sbagliare qualcosa ed avere un riferimento dietro le quinte pronto a fare fronte a qualsiasi imprevisto anche durante lo svolgersi dell’evento. L’organizzatore non lascerà nulla al caso, deciderà quali saranno i fornitori più adatti all’occasione per competenza, personalità e attitudini e li coordinerà mettendo a punto ogni minimo dettaglio.

7. Social engagement

L’engagement dal punto di vista social è molto importante per far sì che gli utenti interagiscano con le pagine e gli account aziendali attraverso la condivisione dei posts dell’evento, i commenti ed i like. É un modo per veicolare contenuti aggiornati sull’azienda, sui valori che la caratterizzano ed anche per avviare una fidelizzazione al brand e rafforzare il legame con il pubblico. Pensare anche ad una narrazione dell’evento dal vivo (live blogging) potrebbe risultare utilissimo per il follow up dell’evento sempre ai fini dell’engagement.

8. Promozione dell’evento

Quando si parla di eventi aziendali, la comunicazione è indispensabile. A seconda del target e della tipologia di evento si adotteranno soluzioni e strategie di comunicazione diverse.  Per i piccoli eventi o quelli che si svolgono all’interno dell’azienda, sarà sufficiente recapitare un classico invito accompagnato da una brochure o del materiale informativo. Per i grandi eventi sarebbe opportuno impiegare parte del budget alla realizzazione di una vera e propria campagna pubblicitaria (tv, stampa, radio, affissioni, ecc.), includendo tra gli invitati non solo i potenziali clienti ma anche media, opinion leader ed influencer.

 

Il punto è che siamo talmente assuefatti al web da esserci dimenticati del valore del contatto umano. Sicuramente il digitale rappresenta la base di una strategia di marketing valida, ma ci sono situazioni in cui le occasioni d’incontro possono rappresentare un vantaggio competitivo rilevante per un’ azienda e sarebbe un vero peccato non considerarle.

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