06 / 06 / 2019

Location per le tue nozze? Ecco cosa devi considerare prima di sceglierla.

Questo articolo voglio dedicarlo a te che hai appena ricevuto la proposta di matrimonio dalla persona che ami.  Non c’è nulla di più romantico vero? Ora, superato il momento in cui le emozioni avranno di certo preso il sopravvento, è il momento di iniziare a pianificare il tutto e sono sicura che starai già pensando alla location che farà da scenario al vostro grande giorno e chissà cosa starai immaginando! Ti vedo connessa a matrimonio.com alla ricerca del luogo ideale. Lì i fornitori danno il meglio di sé nel presentare la loro struttura come si deve e già avrai gli occhi a cuoricino solo guardando le immagini! Se stai dedicando del tempo a questo aspetto, immagino non avrai pensato di chiedere un supporto ad un professionista dell’organizzazione di matrimoni che ti avrebbe risparmiato, in primis l’onere della scelta del luogo perfetto conoscendo a menadito tutte le strutture della tua zona, potenzialità e criticità incluse, ma soprassediamo!

Perché è importante non commettere errori nella scelta di una location? Perché tutto dovrà funzionare alla perfezione, non solo per te ma anche per i tuoi ospiti. Il benessere degli invitati infatti, contribuisce a generare un’atmosfera rilassata fondamentale per la riuscita dell’evento.

Molto probabilmente non avrai alcuna esperienza sulle dinamiche della ristorazione e dell’organizzazione di un matrimonio, è normale per chi non lo fa di mestiere, e proprio per questo vorrei svelarti quali sono gli aspetti pratici legati alla scelta della location che devi assolutamente considerare per evitare di trasformare un giorno così importante in un disastro.

Non essere superficiale:

Mai commettere l’errore di ridurre tutto alla scelta del menù ed eventuali servizi accessori perché questa è solo una minima parte. Dovrai pianificare tutto, nei minimi dettagli per non ricevere brutte sorprese ed assicurarti la serenità necessaria per goderti i festeggiamenti. La distanza ad esempio... pensaci bene prima di far spostare gli ospiti a 100 km di distanza, soprattutto se scegli un matrimonio serale, perché non saranno molto felici di rincasare all'alba.

Verifica la capienza ed il numero delle sale:

Inutile puntare ad una location sottodimensionata “perché ti piace tanto” sperando che qualcuno non partecipi al banchetto. Stila una lista degli invitati e considera che ognuno di essi occuperà 1,5 mq dunque se prevedi 100 ospiti lo spazio minimo per il banchetto dovrà essere di 150 mq. più lo spazio da riservare al passaggio dei camerieri. La sala dovrà essere unica per evitare malcontenti derivanti da divisioni in salette in un momento importante come il convivio, Una sola sala non è mai sufficiente se pensi di personalizzare i vari momenti dell’evento e rendere il tutto più dinamico. Dopo il banchetto ad esempio, sarebbe carino continuare i festeggiamenti in una zona attigua in cui prevedere musica, open bar e comode sedute, lasciando a tutti l’opzione di continuare a chiacchierare o spostarsi a fare baldoria.

Sii lievemente diffidente:

L’improvvisazione non può essere contemplata quando si parla di un evento, e dunque sarà necessario pianificare i piani A e B di tutte le fasi del matrimonio, anche quelle minori, dall’aperitivo al taglio della torta, passando dall’intrattenimento a tutto tondo. Tutto dovrà essere studiato nei minimi dettagli per permettere che tutto proceda come prestabilito. Stai molto attenta a chi soprassiede sull’argomento “piano B” mostrando porticati, prati e giardini. Se dovesse piovere ricorderesti quel giorno per motivazioni ben diverse.

Tieni conto di questi aspetti:

Nel trattare il ricevimento con il fornitore è necessario sapere di cosa si parla oltre ad avere le idee chiare.

L’aperitivo ad esempio, non è più concepito come un rapido preludio al banchetto, oggi è parte integrante del convivio ed è di grande tendenza valorizzarlo con bellissimi allestimenti, sedute e punti di appoggio per favorire anche la socializzazione. C’è chi propone le isole (free flow) per categoria di pietanze e chi usa allestire una postazione unica suddividendo comunque i piatti con un certo criterio. Nel primo caso è importante distanziare i tavoli in modo che gli ospiti possano girarci attorno con comodità, relativamente al tavolo unico, diventa fondamentale calcolarne bene la lunghezza per evitare che gli invitati si ammassino selvaggiamente. Il rapporto è di un metro e mezzo lineare ogni 10 persone.

Il servizio è un altro aspetto molto importante per la riuscita di un evento. Quanto personale di sala sarà impiegato per far sì che tutto proceda in tempi rapidi e con il dovuto decoro? Questa è una domanda cruciale perché molte realtà esistenti sul mercato, non dispongono di un organico sufficiente a far fronte alle diverse richieste e finiscono con l’assumere all’ultimo momento figure professionali esterne inesperte che spesso non conoscono neanche le dinamiche basilari di servizio.

Il numero degli addetti al servizio di ricevimento, per un pranzo placè impeccabile, richiede, indicativamente, la presenza di 2 camerieri ogni 10 persone che potrebbe salire a 3 oltre un numero di ospiti superiore ai 100. Nel caso di buffet, 2 camerieri ogni 12 persone saranno idonei ad assicurare un servizio veloce, snello ed efficiente, a non far giacere antiestetiche stoviglie sporche sui punti d’appoggio per troppo tempo e a dimostrare ai commensali una certa attenzione ai loro bisogni e al decoro.

Una location a prova di matrimonio deve avere gli spazi concepiti in un certo modo: in presenza di portoncini stretti, scale a ridosso, sale strette, mancanza di pavimentazione esterna, giardini non curati, alza le antenne, non faresti la scelta giusta ed anche il tuo abito ne risentirà oltre alle scarpe!

Assicurati che ci sia una cucina interna a disposizione di chi si occuperà del banchetto, in una posizione adiacente alle sale di ricevimento (importantissimo), abbastanza grande e completa di tutto, da adibire alla preparazione, all’impiattamento delle varie pietanze, e alla pianificazione di un servizio impeccabile.

Ed infine leggi bene questo punto:

Sappi che quando ti rechi in una location e ti dicono di avere il wedding planner in loco, non si tratta di un wedding planner, bensì di un wedding trader e cioè una figura generalmente dipendente, che facendo capo all’area commerciale della struttura, si occupa di relazionarsi con le coppie di sposi per definire il menù, il table setting, il colore dei fiori sui tavoli e proporre eventuali servizi accessori da fornitori di fiducia con i quali intrattengono scambi commerciali. Tutto questo al fine di condurre gli sposi alla definizione del contratto la cui entità sarà direttamente proporzionale alla sua capacità di saper vendere. Il supporto della figura del wedding trader, seppur importante, si limiterà a ciò che avverrà all’interno della location il giorno dell’evento e di certo non sarà orientata alla tutela degli interessi della coppia, bensì al tornaconto del suo datore di lavoro. Al contrario il wedding planner è pagato dagli sposi, realizza un progetto di nozze unico, sulla base dei loro desideri ed esigenze, gestisce il loro budget e li affiancherà in tutto come consulente, mettendoli al riparo dagli imprevisti (ce ne sono sempre) oltre che dalle possibili fregature che potrebbero prendere data la loro inesperienza.

Spero che questi piccoli consigli ti siano utili per muoverti tra i sottili equilibri di un evento unico ed irripetibile come il tuo matrimonio!

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